5 trin til en succesfuld proces mod nyt kontor

Nyt kontor

At finde et nyt kontor til virksomheden er en spændende proces og en stor forandring for medarbejderne. Men det er ikke noget, man bare lige gør. Der er en hel masse faser i en flytning og en hel masse ting, man skal huske for at komme godt i mål. Lad os hjælpe jer med at gøre det til en spændende rejse mod nyt terræn. 

Som en læserservice bringer vi her 2MOVEs miniguide til en succesfuld proces, som I kan bruge til at få overblik, når virksomheden rykker. 

Det nye kontor

Start med en visionsdannelse. Spørg jer selv, hvorfor flytter vi, og hvad vil vi bruge kontoret til? Hvordan kontoret understøtte jeres strategi? Hvilke mennesker skal det appellere til, og hvordan vil vi arbejde? Hvor meget plads har vi ideelt set brug for, og hvor meget må det koste?

Har I styr på ovenstående, har I et meget bedre udgangspunkt for at finde det kontor, der passer lige til jer. 

Søgning efter kontor

Der er mange steder, man kan kigge efter nye lokaler. Tjek alle portalerne ud og se, om der er noget, der fanger jeres interesse. Men sørg også for at forhøre jer i jeres netværk, om der kunne gemme sig et godt lejemål off market. Tjek en masse forskellige lejemål ud i udvælgelsesprocessen, så I har et godt sammenligningsgrundlag, og overvej, hvad der er af indretningsmuligheder, og hvordan kontoret kan tilpasses jeres behov.

Når I har en pulje af relevante lokaler, kan I måle dem op mod hinanden i forhold til vision, økonomi, fleksibilitet, indretningsmuligheder, rejsetid m.v. Shortlist herefter min. 2 lejemål til parallelforhandling.

Nu har I en liste med relevante lejemål listet op med pros and cons, og så er I klar til forhandling. 

Forhandling

Under forhandlingen skal I have et head of terms sheet på de overordnede elementer:  eksklusivitet, ikrafttrædelse, pris, indretningsniveau i form af beskrivelse af istandsættelsens omfang i lejemålet, arealer, uopsigeligheder, fleksibilitet, fraflytningsforpligtelse, parkering og lejeregulering.

De elementer, der er opstillet her, er nogle af de ting, der kan skrues op ned på – det er altså her, I kan forhandle med udlejer og få en god aftale på plads. 

Fraflytning

Én ting er at finde de nye lokaler til virksomheden – der skal også tages hånd om det lejemål, I flytter fra. 

Her skal der laves opgørelse og forhandling på omfanget af retableringsforpligtelser, evt. ændringer i lejemålet, der skal tilbageføres, mængdeopgørelse (hvor meget skal males, slibes etc.), tilbudsindhentning (fra maler, gulvsliber etc.), kontantkonvertering til udlejer eller egen istandsættelse, aftaleudfærdigelse. 

Det er vigtigt at lukke døren ordentligt til det gamle, og der er potentielt mange penge at spare i fraflytningsforhandlingerne. 

Projektledelse af flytning

Alle, der har en flytning i frisk erindring, ved hvor krævende det er! Og flytter I en stor virksomhed med mange medarbejdere, er det en krævende opgave at komme godt i mål. 

Projektledelsen omfatter: planlægning af tid og ressourcer, indhentning af tilbud fra flyttefolk, indhentning af tilbud fra håndværkere, håndtering af IT (kabler, opkobling m.v.), inventar, drift af kontor (frokostordning, planter m.v.), overlevering af det nye lejemål, gennemgang efter istandsættelse og opfølgning på eventuelle mangler, funktionstest inden indflytning. 

Forpustet?! Ikke så underligt! Men nu er I kommet godt i mål!

VELKOMMEN i jeres nye kontor!

Tilmeld dig 2MOVEs nyhedsbrev her …